Environnement et contexte de travail :

L’Université Paris-Saclay développe depuis longtemps une politique de formation professionnelle continue et apprentissage. Vecteur important de l’intégration professionnelle, du développement des compétences et de la sécurisation des parcours, la formation tout au long de la vie est pilotée au sein de l’Université par la Direction FTLV incluant le CFA (Centre de formation des apprentis).

Cette direction est organisée en 3 pôles d’activités et missions : un pôle offre de formation, qualité, marketing et développement/relations entreprises, un pôle administratif, gestion et financier, un pôle coordination de formation professionnelle, alternance et accompagnement des carrières.

Missions :

Placé·e sous l’autorité hiérarchique directe de la cheffe de pôle « Coordination de formation professionnelle, alternance et accompagnement des carrières », et en lien étroit avec les ingénieur·es de formation du service offre de formation et de la juriste de la DFTLV, le/la coordinateur·trice administratif·ve formation continue et VAE prend en charge la coordination et le pilotage administratif de toutes les formations liées à la formation continue et la VAE organisées par la DFTLV et les composantes de l’Université.

Activités principales de l’agent·e :

Coordination des actions de formation FC et VAE de la DFTLV

• Suivre les inscriptions BtoC ;
• Coordonner la mise en place des formations avec les chef·fe.s de pôles, les responsables de services, les ingénieur·es de formation et le.la responsable logistique.

Gestion des plateformes de référencement et suivi des indicateurs : 

• Gérer et suivre les plateformes de référencement (Kairos, Mon Compte Formation/EDOF, Dokélio-Idf, France VAE, Copernic, Certifpro, Répertoires Nationaux de France Compétences) et accompagner la DFTLV et les composantes de l’Université dans leur suivi ;
• Ouvrir les accès aux plateformes pour la DFTLV et les composantes de l’Université et en assurer le suivi.

Coordination de dossiers spécifiques et transversaux :

• Proposer et coordonner les réponses et le suivi des appels d’offre (Région, OPCO, …) en lien avec le service développement et relations entreprises de la DFTLV ;
• Assurer et suivre les demandes de subventions pour les DAEU de l’Université ;
• Coordonner les créations de DU/DIU en formation continue dans les composantes de l’Université et à la DFTLV, en lien avec la Direction de la formation et de la réussite (DFR) ;
• Collecter les rapports d’activité FC et VAE des composantes et réaliser celui de la DFTLV ;
• Suivre des dossiers ponctuels liés à la FC et la VAE à la demande de la Direction.

Veille réglementaire et diffusion de l’information :

• Participer à la veille réglementaire et accompagner les composantes de l’Université sur l’ensemble des questions administratives relatives à la formation continue et la VAE, en coordination avec le.la juriste de la DFTLV ;
• Produire et diffuser l’information dans le domaine de la formation continue et de la VAE au sein de la DFTLV et vers les composantes de l’Université.

Communication et démarche qualité : 

• Gérer la boîte mail générique de la formation continue et de la VAE au sein de la DFTLV : analyser les demandes, les acheminer aux services concernés, proposer des réponses pérennes ;
• Être l’interlocuteur·trice privilégié·e en termes de communication avec les composantes sur les sujets administratifs FC et VAE ;
• Participer aux réunions réseau FC et VAE et à leur organisation ;
• Participer aux évènements en lien avec la formation continue et la VAE et contribuer à leur organisation (l’agent·e peut être amené·e à travailler 2/3 soirées et 2/3 samedis dans l’année lors de JPO et salons) ;
• Participer activement au suivi de la démarche qualité : consolidation des tableaux de bord, mise à jour des bases de données, mise à jour des logigrammes.